6 sfaturi pentru oricine deține o adresă de e-mail

Săptămâna trecută am trimis 3 emailuri la care nu am primit niciun răspuns. Am fost la un pas să retrimit alte 3 e-mailuri acelorași persoane cu ”Nu vă fie frică să răspundeți! 🙂 ” în subiect.

Niciodată nu trimit e-mailuri spam pentru că niciodată nu trimit chestii care pe mine m-ar enerva dacă le-aș primi. Privesc nerăspunsul la e-mailuri ca pe un fel de da, ok, nu-mi pasă suficient de mult de tine ca să-ți dau un reply și să scriu un Merci!:), motiv pentru care mă irită această ignoranță.

Așa că am dezvoltat total involuntar la mine în cap câteva reguli de bun simț adaptate anului 2018. N-am mai inclus reguli de pe vremea Yahoo Messenger de genul nu scrie cu CAPSLOCK, colorat sau cu Comic Sans și nu-ți pune pe CV adrese gen hot_girl_xxx_99_only_me@yahoo.com :)). Sunt doar niște sfaturi pe care le-am primit sau observat și eu la rândul meu la alții în decursul scurtei mele cariere profesionale și care am văzut că funcționează bine în realția mea, online sau nu, cu ceilalți:

Răspunde întotdeauna la un e-mail! 

Pentru mine, cea mai importantă regulă! Indiferent dacă primești un e-mail în care ți se comunică ceva sau unul în care ești întrebat ceva, răspunde întotdeauna! Si daca spui un simplu Multumesc! :), tot contează. Îi arăți celuilalt că ai primit, ai citit și nu-l faci să se simtă ignorat. Ni s-a spus la un training că, teoretic, perioada maximă în care poți răspunde la e-mailuri este 3 săptămâni. Doar că practic mi se pare enorm de nepoliticos să faci asta. Dacă vezi în inbox-ul tău un e-mail la care au uitat să răspunzi, răspunde și spune asta, cere-ți scuze și nu cred că va fi nimeni supărat! 🙂 Să nu răspunzi la un email este echivalentul unui SEEN. Not nice!

Trimite e-mailuri profi

Am primit acum câteva săptămâni acest e-mail, modificat ușor pentru motive de privacy:

Buna seara, doresc sa stiu daca vindeti advertoriale pe blog, doresc sa cumpar pentru un site, plata o pot face pe paypal. astept un pret, multumesc.

Dacă citește acesta articol cineva care intenționază să-mi trimită un astfel de mesaj, să nici nu se mai deranjeze 🙂 (apropo, aici este un articol interesant despre cum să trimiți e-mailuri către bloggeri, dar mi se pare valabil pentru orice alt destinatar). E-mailurile profi se scriu astfel încât să arate frumos în pagină: Bună ziua, Mulțumesc și numele se trec fiecare pe rânduri diferite, iar între paragrafe se adaugă spații (enter) pentru a face mesajul să fie mai ușor de citit. Diacriticele nu sunt obligatorii, dar atată bine. E-mailul de mai sus ar fi arătat mai bine și mi-ar fi făcut o primă impresie mai bună despre expeditor dacă era ceva de genul:

Bună ziua,

Numele meu este X și sunt/lucrez la ____.

Aș dori să vă întreb dacă vindeți advertoriale pentru blog. În caz că da, aș fi interesat să cumpăr unul pentru siteul: ____ care se ocupa cu ______. Vă rog să găsiți mai multe informații aici, iar dacă sunteți interesată aștept cu interes răspunsul dumneavoastră,

Mulțumesc, o zi bună în continuare,

X

De asemenea, fiți atenți cum vă încheiați e-mailurile. Eu am primit o dată unul în care expeditorul a scris la sfârșit, înainte de nume, ozb în loc de O zi bună! Mdea, leneșule, mi-ai făcut ziua mai bună de la cât am râs de tine! :))

Fii politicos în e-mail

E-mailurile rămân salvate întotdeauna undeva și pot fi folosite în cazuri extreme ca și dovezi în instanță. Asta în cazuri extreme, dar salvate ele oricum rămân și se poate întâmpla, dacă nu încerci să fi cel puțin semi-formal în felul de a scrie, să transmiți un mesaj greșit destinatarul și să-l insulți fără să vrei. Așa că regula de bază este să fi întotdeauna foarte politicos în ele și să nu scrii lucruri cu care ți-ar fi rușine să fi confruntat mai târziu. O metodă de a verifica dacă e-mailul tău este potrivit este să-ți imaginezi că-l citește bunica ta. Dacă nu ți se pare potrivit pentru a fi citit de ea, poate ar trebui să reformulezi ceva. 🙂

Gramatica

În mod teoretic, gramatica pe internet, în offline, în emailuri și peste tot este de preferat să fie de la perfectă în sus. În mod practic, eu apreciez mai mult un om politicos în email și cu o greșeală de gramatică decât un email scris corect, dar enervant de repezit, ca cel de mai sus. Sau un nerăspuns.

Providerii de e-mail

Dacă ai o firmă și adresa de e-mail a firmei este @yahoo.com sau @gmail.com, asta denotă foarte puțin profesionalism din partea ta (vai, și câte cazuri de-astea n-am întâlnit!). Dacă ai o firmă și angajații tăi își folosesc adresele personale de e-mail la muncă, asta arată ieftin și denotă și mai puțin profesionalism (am întâlnit asta la o firmă din Arabia Saudită). Este în regulă să ai e-mail-uri personale pe Gmail și Yahoo, ar fi culmea să fie altfel 🙂 , dar dăunează enorm la brandingul tău dacă n-ai nici măcar o adresă @numelefirmei.com/ro pentru afacerea ta.

Dacă nu primești niciun răspuns la un e-mail trimis de tine…

…verifică din nou că ai tastat corect adresele destinatarilor. Niște colegi de-ai mei de la biroul din Manchester au trimis niște planșe unor alți colegi pentru feedback și n-au primit nimic înapoi. După câteva zile, au sunat să vadă ce se întâmplă și au realizat că de fapt au trimis acele planșe unor persoane complet diferite. Pe aceeași notă, dacă primești un email care nu pare să-ți fie adresat ție, trimite un răspuns înapoi și anunță destinatarul. Greșeli se întâmplă indiferent de care parte a tastaturii ești! 🙂

***

Ideea principală în e-mailuri la fel ca peste tot în viață este să ne comportăm cu ceilalți așa cum ne-ar plăcea să se comporte și ceilalți cu noi. Respectul și politețea în sensul ăsta ar trebui să fie default – asta ne dorim cu toții, nu? Sunt curioasă, voi ați avut întâmplări amuzanto-tragice cu e-mailurile? Vă invit să-mi povestiți mai jos, poate aveți mai multă experiență cu piața românească decât mine 😀

PS: E-mail este cel trimis online, mail este cel trimis prin poștă #grammarnazi!

Sursă foto 1